Oprogramowanie RODO dla firm – przegląd funkcji systemu e-QSM

Zarządzanie ochroną danych osobowych to w każdej firmie proces ciągły – wymaga dokumentowania, monitorowania i reagowania na zmiany. Realizowanie tych obowiązków w arkuszach kalkulacyjnych lub na papierze generuje chaos i zwiększa ryzyko niezgodności. Z tego powodu przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po oprogramowanie RODO, które porządkuje całość zagadnień w jednym miejscu. Poznaj funkcje systemu e-QSM związane z ochroną danych osobowych – od rejestrów i oceny ryzyka po elektroniczny obieg dokumentów.

Czym jest system e-QSM?

e-QSM to platforma do zarządzania dokumentacją, procesami i zgodnością, którą rozwijamy od lat na podstawie naszych doświadczeń jako konsultantów oraz inspektorów danych osobowych. System ma budowę modułową – możesz uruchomić tylko te funkcjonalności, których Twoja organizacja faktycznie potrzebuje, i rozbudowywać je w miarę rozwoju firmy.

W zakresie ochrony danych osobowych nasz system obejmuje m.in.:

• rejestr czynności przetwarzania danych osobowych,
• ocenę ryzyka,
• e-formularze do obsługi m.in. wniosków, upoważnień i incydentów,
• moduł Audyty, współpracujący z rozszerzeniem workflow (e-formularz zaleceń pokontrolnych) i mapą procesów,
• zarządzanie dokumentacją (regulaminy, procedury, instrukcje).

Moduły systemu wykorzystują raz wprowadzone informacje – na przykład na podstawie właściwości procesu jest automatycznie tworzony rejestr czynności.

Rejestr czynności – automatycznie, z mapy procesów

Jednym z podstawowych obowiązków administratora danych jest prowadzenie rejestru czynności przetwarzania. W e-QSM rejestr powstaje automatycznie na podstawie mapy procesów.

Graficzny edytor pozwala przypisać do każdej czynności stanowiska, dokumenty, urządzenia IT i oprogramowanie. Jeśli w danym kroku procesu przetwarzane są dane osobowe, wystarczy to oznaczyć – system sam wygeneruje odpowiedni wpis w rejestrze. Takie powiązanie gwarantuje spójność danych i eliminuje ręczne przepisywanie informacji między dokumentami.

Mapa procesów pełni przy tym również funkcję szkoleniową – nowi pracownicy mogą prześledzić przebieg każdego procesu krok po kroku, z informacją o przypisanych zasobach i obowiązkach.

Ocena ryzyka powiązana z procesami

Nasz system wspiera działania w obszarze RODO również w kontekście oceny ryzyka. Ryzyka są przypisywane do konkretnych czynności w procesach, dzięki czemu nie funkcjonują w oderwaniu od codziennej działalności firmy.

Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka możesz określić prawdopodobieństwo wystąpienia, szkodliwość i podatność. System wspiera również przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych – wieloetapowy e-formularz prowadzi zespół IOD krok po kroku przez cały proces zbierania niezbędnych informacji i dokumentowania wniosków.

e-Formularze RODO – elektroniczny obieg zadań

Istotną częścią naszego narzędzia są e-formularze zaprojektowane specjalnie z myślą o procesach ochrony danych. Każdy formularz można modyfikować i dostosowywać do specyfiki organizacji, a zintegrowany workflow pilnuje terminów i przypisuje zadania odpowiednim osobom.

Dostępne formularze obejmują m.in.:

• rejestr kategorii danych osobowych,
• ewidencję naruszeń ochrony danych,
• procedowanie wniosków o udostępnienie danych,
• rejestr umów powierzenia,
• nadawanie, modyfikację i cofanie upoważnień,
• arkusz oceny zasobów informacyjnych.

Wszystkie dane zbierane w formularzach trafiają do bazy i można je eksportować w formie raportów lub dokumentów PDF. Co istotne, wśród naszych wdrożeń nie ma dwóch identycznych realizacji – każda jest dostosowana do indywidualnych potrzeb organizacji.

System e-QSM dla HR – wnioski, szkolenia, upoważnienia

Ochrona danych osobowych dotyczy w dużym stopniu działów kadr, które na co dzień przetwarzają wrażliwe informacje o pracownikach. W e-QSM przygotowaliśmy zestaw e-formularzy wspierających HR w codziennej pracy zgodnej z RODO:

• wnioski urlopowe z elektronicznym obiegiem akceptacji,
• rejestr badań lekarskich z automatycznymi przypomnieniami,
• ewidencja delegacji i raporty zbiorcze,
• rejestr szkoleń z listą uczestników,
• formularze upoważnień do przetwarzania danych.

Dzięki temu dział kadr nie musi korzystać z papierowych ewidencji, a każde działanie jest udokumentowane i możliwe do prześledzenia. Powiadomienia mailowe przypominają o zbliżających się terminach, np. o kończących się badaniach okresowych.

Audyty i zalecenia pokontrolne

Jednym z modułów systemu e-QSM jest plugin Audyty, który ułatwia planowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznych. Audytor może korzystać z gotowych list kontrolnych, importować pytania i przypisywać poszczególne obszary do różnych członków zespołu.

Po zakończeniu audytu zalecenia pokontrolne trafiają jako e-formularze do wskazanych osób – z określonym terminem realizacji i powiadomieniami mailowymi. W ten sposób żadne zalecenie nie zostaje pominięte, a cały proces jest przejrzysty i udokumentowany.

Jeśli szukasz oprogramowania wspierającego działania w obszarze RODO, które uporządkuje procesy ochrony danych w Twojej firmie, zachęcamy do przetestowania naszego systemu. Wypełnij formularz kontaktowy, a przygotujemy dla Ciebie dostęp do wersji demonstracyjnej. Przekonaj się, jak e-QSM może usprawnić zarządzanie zgodnością w Twojej organizacji.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym jest system e-QSM?

To modułowa platforma do zarządzania dokumentacją, procesami i zgodnością. Uruchamiasz tylko potrzebne funkcje i rozbudowujesz je w miarę rozwoju firmy.

Jakie funkcje związane z RODO oferuje e-QSM?

Rejestr czynności przetwarzania, ocenę ryzyka, e-formularze (m.in. wnioski, upoważnienia, incydenty), moduł Audyty oraz zarządzanie dokumentacją.

Jak w e-QSM powstaje rejestr czynności przetwarzania?

Automatycznie, na podstawie mapy procesów — wystarczy oznaczyć kroki, w których przetwarzane są dane osobowe, a system wygeneruje odpowiedni wpis.

Czy system wspiera dział HR?

Tak — obejmuje m.in. wnioski urlopowe z obiegiem akceptacji, rejestr badań lekarskich, ewidencję delegacji i szkoleń oraz upoważnienia do przetwarzania danych.