System compliance dla banków – RODO, bezpieczeństwo informacji i DORA

Banki działają w jednym z najbardziej regulowanych środowisk w Europie. RODO, rekomendacje KNF, a od stycznia 2025 roku również rozporządzenie DORA – każdy z tych aktów prawnych nakłada odrębne obowiązki, które trzeba spełniać jednocześnie. Utrzymanie zgodności bez odpowiednich narzędzi staje się coraz trudniejsze, zwłaszcza gdy zakres wymagań rośnie z roku na rok. Właśnie dlatego system compliance dla banków zaczyna być koniecznością operacyjną.

Dlaczego banki potrzebują systemu compliance?

Instytucje finansowe muszą spełniać wymogi, które często się przenikają. RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych klientów i pracowników. Rekomendacja D dotyczy zarządzania ryzykiem technologicznym. DORA z kolei wymusza budowanie odporności cyfrowej i nadzór nad dostawcami ICT. Do tego dochodzą wewnętrzne polityki bezpieczeństwa informacji, procedury zgłaszania incydentów oraz obowiązki raportowe wobec KNF.

Gdy każdy z tych obszarów obsługiwany jest osobno – w arkuszach kalkulacyjnych, rozproszonych dokumentach czy skrzynkach mailowych – łatwo o:

• pominięcie terminu przeglądu lub audytu,
• niespójność między procedurami a praktyką,
• brak kontroli nad realizacją zaleceń pokontrolnych,
• trudności w wykazaniu zgodności podczas inspekcji nadzorczej.

System compliance porządkuje te procesy w jednym miejscu, nadając im strukturę i przejrzystość.

RODO w banku – więcej niż polityka prywatności

Ochrona danych osobowych w sektorze bankowym wykracza daleko poza klauzule informacyjne na stronie internetowej. Bank jako administrator danych musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania, zarządzać upoważnieniami, obsługiwać wnioski podmiotów danych oraz zgłoszenia incydentów., a w razie naruszenia – zgłosić incydent do UODO w ciągu 72 godzin.

W naszym systemie e-QSM przygotowaliśmy zestaw e-formularzy RODO/PBI, które wspierają realizację tych obowiązków. Elektroniczne rejestry naruszeń, formularze upoważnień, narzędzia do oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) czy ewidencja umów powierzenia – każde z tych narzędzi jest zintegrowane z workflow, dzięki czemu zadania trafiają do właściwych osób i nie giną w codziennym natłoku pracy.

DORA – nowy wymiar wymagań dla sektora finansowego

Rozporządzenie DORA (*Digital Operational Resilience Act*) obowiązuje od 17 stycznia 2025 roku i dotyczy wszystkich podmiotów rynku finansowego – banków, domów maklerskich, zakładów ubezpieczeń oraz ich dostawców ICT. Rok 2026 przynosi pierwsze realne inspekcje KNF w tym zakresie.

DORA opiera się na pięciu filarach.

1. Zarządzanie ryzykiem ICT – formalne ramy, zatwierdzone przez zarząd, obejmujące identyfikację, ochronę, wykrywanie zagrożeń i reagowanie na nie.
2. Raportowanie incydentów – ustandaryzowane zgłaszanie poważnych incydentów ICT do KNF w ściśle określonych terminach.
3. Testowanie odporności cyfrowej – regularne testy bezpieczeństwa systemów, a dla wyznaczonych instytucji także testy penetracyjne TLPT.
4. Zarządzanie ryzykiem dostawców ICT – rejestr umów outsourcingowych, strategie wyjścia, prawo audytu wobec dostawców.
5. Wymiana informacji o zagrożeniach – współpraca między instytucjami w zakresie cyberzagrożeń.

Każdy z tych filarów wymaga dokumentowania, monitorowania terminów i raportowania. Bez oprogramowania compliance zarządzanie tymi procesami w sposób uporządkowany jest po prostu nierealne.

Jak system e-QSM wspiera zgodność w bankach?

Istotną grupę naszych klientów stanowią instytucje sektora finansowego, dlatego wiele funkcjonalności e-QSM odpowiada wprost na potrzeby banków. Oto, w jaki sposób e-QSM pomaga utrzymać zgodność.

• Mapa procesów – pozwala zaprojektować i zwizualizować procesy bankowe z przypisaniem zasobów, stanowisk oraz oznaczeniem czynności, w których przetwarzane są dane osobowe. Na tej podstawie możesz wygenerować rejestr czynności i przeprowadzić ocenę ryzyka.
• Moduł audytów – umożliwia planowanie sprawdzeń, tworzenie list kontrolnych i wystawianie zaleceń pokontrolnych, które trafiają na wirtualne biurka odpowiedzialnych osób.
• e-Formularze RODO/PBI/ICT – gotowe narzędzia do prowadzenia rejestrów, obsługi wniosków podmiotów danych, nadawania upoważnień i przeprowadzania DPIA.
• Workflow – każdy formularz i zadanie przechodzi przez zdefiniowaną ścieżkę akceptacji, z powiadomieniami mailowymi i kontrolą terminów.

Dysponujesz gotowymi, edytowalnymi schematami procesów bankowych i nie musisz budować wszystkiego od zera.

Zgodność to proces, nie jednorazowy projekt

Przepisy się zmieniają, a wymagania regulatorów rosną. DORA to najnowszy, ale z pewnością nie ostatni akt prawny, który wpłynie na funkcjonowanie Twojego banku. Wdrożenie systemu compliance to inwestycja, która pozwala nie tylko spełnić bieżące wymogi, lecz także sprawnie adaptować się do przyszłych regulacji.

Jeśli szukasz narzędzia, które połączy rozporządzeniezarządzanie RODO, bezpieczeństwem informacji i zgodnością z DORA w jednym środowisku, zachęcamy do kontaktu. Pokażemy Ci, jak e-QSM działa w praktyce.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Dlaczego banki potrzebują systemu compliance?

Bo działają w silnie regulowanym otoczeniu i muszą jednocześnie spełniać wymogi RODO, bezpieczeństwa informacji oraz nowe regulacje, takie jak DORA.

Czym jest DORA i kogo dotyczy?

DORA to unijne rozporządzenie o cyfrowej odporności operacyjnej sektora finansowego, nakładające wymogi m.in. w zakresie zarządzania ryzykiem ICT.

Jak system e-QSM wspiera zgodność w bankach?

Integruje w jednym systemie zarządzanie dokumentacją, procesami, ryzykiem oraz zgodność z RODO i wymogami bezpieczeństwa informacji.

Czy zgodność to jednorazowy projekt?

Nie — to ciągły proces wymagający monitorowania zmian regulacyjnych, aktualizacji dokumentacji oraz regularnych audytów.