System do audytów wewnętrznych – jak przeprowadzać audyty bez chaosu?

Audyt wewnętrzny powinien dawać rzetelną informację o tym, jak działa organizacja. W praktyce bywa jednak źródłem stresu, terminów, które umykają, arkuszy kalkulacyjnych krążących po skrzynkach mailowych i zaleceń, o których nikt nie pamięta po dwóch tygodniach. Jeśli ten scenariusz jest Ci znany, warto zastanowić się nad zmianą podejścia – i nad narzędziami, które tę zmianę umożliwią.

Dlaczego audyty wewnętrzne bywają chaotyczne?

Wiele firm wciąż prowadzi audyty na podstawie dokumentów Word, plików Excel i wymiany e-maili. Taki model sprawdzał się, gdy organizacje były mniejsze, a wymagań regulacyjnych było mniej. Dziś jednak generuje problemy, które narastają z każdym kolejnym audytem:

• brak jednego miejsca, w którym gromadzone są wyniki – audytorzy trzymają notatki w różnych lokalizacjach, a przełożeni nie mają wglądu w bieżący stan prac,
• trudność w przypisaniu odpowiedzialności za zalecenia pokontrolne – gdy zalecenie „wisi” w e-mailu, łatwo je przeoczyć lub zignorować,
• ograniczona możliwość śledzenia terminów realizacji – nie wiadomo, kto i kiedy wykonał dane zadanie,
• ryzyko pominięcia obszarów wymaganych przez przepisy, np. RODO czy wewnętrzne regulaminy bezpieczeństwa.

Im większa organizacja i im więcej procesów podlega kontroli, tym bardziej odczuwalny staje się brak jednego, spójnego systemu. A w branżach regulowanych – finansowej, medycznej czy energetycznej – konsekwencje takiego chaosu mogą być nie tylko kosztowne, ale i dotkliwe pod względem prawnym.

Co daje dedykowane narzędzie do audytów wewnętrznych?

Wyspecjalizowany system audytowy porządkuje cały cykl – od planowania sprawdzeń, przez ich przeprowadzanie, po nadzór nad wdrożeniem zaleceń. W odróżnieniu od rozproszonych plików i arkuszy pozwala zachować pełen obraz sytuacji w jednym miejscu.

W naszym systemie e-QSM moduł Audyty został zaprojektowany na bazie wieloletniego doświadczenia zespołu audytorów. Umożliwia m.in.:

• tworzenie sprawdzeń i budowanie na ich podstawie gotowych szablonów audytów,
• import pytań, co znacznie przyspiesza przygotowanie materiałów dla audytora,
• konfigurację pytań pod kątem typu odpowiedzi, dokumentów odniesienia i zależności między pytaniami,
• przypisanie różnych audytorów do poszczególnych obszarów badania,
• generowanie list kontrolnych i raportów z uwagami oraz zaleceniami.

Moduł jest zintegrowany z modułem Workflow, dzięki czemu zalecenia pokontrolne trafiają bezpośrednio do wyznaczonych osób – jako zadania na ich wirtualnych biurkach, z przypomnieniami mailowymi i ustalonymi terminami realizacji. Dzięki temu ryzyko, że o nich zapomną, zostaje wyeliminowane.

Audyt a system zarządzania bezpieczeństwem informacji

Sprawnie działający audyt wewnętrzny to jeden z filarów każdego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Bez regularnych sprawdzeń trudno stwierdzić, czy procedury ochrony danych rzeczywiście funkcjonują tak, jak zostały zaprojektowane, a ewentualne luki mogą pozostać niewykryte przez miesiące.

W e-QSM audyty łączą się z mapą procesów i e-formularzami RODO/PBI. Dzięki temu w ramach jednego sprawdzenia możesz zweryfikować, czy:

• czy dokumentacja w danym dziale jest aktualna i zgodna z procedurami wewnętrznymi,
• czy przebieg procesu odpowiada przyjętemu schematowi,
• czy upoważnienia i uprawnienia pracowników odzwierciedlają rzeczywisty zakres obowiązków,
• czy incydenty lub zdarzenia operacyjne zostały prawidłowo udokumentowane.

Taka integracja sprawia, że audyt staje się narzędziem do kontroli zgodności z RODO, normami ISO i wewnętrznymi politykami, a nie tylko formalnym obowiązkiem realizowanym raz w roku.

Co jeszcze zyskujesz dzięki systemowemu podejściu?

Dobrze przeprowadzony audyt to nie tylko lista uchybień. Zgromadzone w trakcie sprawdzeń dane mogą służyć wielu celom – od doskonalenia procedur wewnętrznych, przez planowanie szkoleń, po podejmowanie decyzji zarządczych opartych na faktach, a nie na przypuszczeniach.

W e-QSM wyniki audytów powiązane są z mapą procesów, co pozwala szybko ustalić, w którym miejscu organizacji pojawiają się powtarzające się nieprawidłowości. Jeśli np. ten sam problem wraca w kolejnych sprawdzeniach, widać to od razu – bez ręcznego porównywania raportów z różnych lat. Moduł oceny ryzyka pozwala z kolei sklasyfikować stwierdzone luki i ocenić ich prawdopodobieństwo oraz skutki. Dzięki temu e-QSM pełni m.in. funkcję narzędzia do analizy ryzyka IT, audytowania procesów kadrowych i obiegu dokumentów.

Od czego zacząć?

Jeśli chcesz uporządkować sposób, w jaki Twoja firma przeprowadza audyty wewnętrzne, nie musisz od razu zmieniać całej organizacji. Wystarczy zacząć od jednego obszaru – np. ochrony danych osobowych lub bezpieczeństwa IT – i przekonać się, jak działa systemowe podejście do sprawdzeń.

Udostępniamy wersję demonstracyjną e-QSM, w której możesz przetestować moduł Audyty w praktyce. Wypełnij formularz na naszej stronie, by uzyskać dostęp – bez zobowiązań. Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia lub chcesz omówić specyficzne potrzeby Twojej organizacji, nasz zespół chętnie pomoże dobrać odpowiednią konfigurację.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Dlaczego audyty wewnętrzne bywają chaotyczne?

Bo wiele firm prowadzi je na plikach Word i arkuszach krążących mailem, przez co terminy umykają, a zalecenia pokontrolne bywają zapominane.

Co daje dedykowane narzędzie do audytów wewnętrznych?

Gotowe listy kontrolne, uporządkowany przebieg audytu, przypisywanie obszarów do osób oraz automatyczne pilnowanie zaleceń pokontrolnych i terminów.

Jak audyty wewnętrzne łączą się z bezpieczeństwem informacji?

Systemowe podejście do audytów wspiera utrzymanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, np. zgodnego z normą ISO 27001.